Cari Soci,
come sapete OPEN YOUR ARTS è un'associazione non a scopo di lucro, quindi ciò che incassiamo dall'esecuzione dei nostri spettacoli serve a finanziare le attività dell'associazione stessa e a pagare le spese sostenute per preparazione ed esecuzione degli stessi, nonché le nostre attività di promozione.
E' importante altresì sottolineare che non è sempre possibile conferire rimborsi spese ai soci che sono titolari di una PARTITA IVA FORFETTARIA – REGIME MINIMI, a maggior ragione se l'ambito è musicale, poiché chi gode di quel regime ha un trattamento fiscale agevolato che teoricamente non può prevedere rimborsi spesa. Quindi se siete titolari di PARTITA IVA vi rimborseremo le spese che avete sostenuto per nostro conto ma soltanto a seguito di emissione di fattura da parte vostra (fattura per collaborazione o consulenza, non per esecuzione spettacolo).
Vi consigliamo però di chiedere comunque un riscontro al vostro commercialista, perché alcuni soci hanno potuto richiederli ugualmente.
Quindi appurato che possiate richiedere il rimborso spese... possiamo procedere con le spiegazioni:
Premessa
Per diventare soci bisogna compilare la scheda per fare domanda di ammissione, versare la quota associativa annuale ed attendere che l'assemblea decreti l'effettiva ammissione.
Primo Passo
fondamentale per comunicare con la segreteria per i rimborsi spesa è installare l'applicazione di messaggistica
TELEGRAM. (nel caso non lo abbiate non sarà possibile comunicare)
Secondo Passo
Altra applicazione fondamentale è DROPBOX, il socio deve creare un proprio account per consentire alla segreteria di lavorare nel migliore dei modi. Vi verranno condivise 2 cartelle:
MODULISTICA OPENYOURARTS (potete cliccare qui e accedere)
e una seconda cartella che si chiamerà VOSTRONOME - OYA (es: Cattini Stefano - OYA)
Il Rimborso
Il socio deve presentare una richiesta di rimborso spese all'associazione, ogni mese ( indicativamente il giorno 10) si tiene l'assemblea del comitato direttivo che valuterà il modulo e deciderà se approvare o meno il rimborso spese.
I rimborsi possono essere di due tipi (2 MODULI DIVERSI):
RIMBORSO SPESE CHILOMETRICO: è una scheda in cui dichiarate i viaggi che avete sostenuto per l'associazione, vi viene riconosciuto un rimborso di 0,45€ per ogni chilometro sostenuto. NECESSARIO AVERE EXCEL PER LA COMPILAZIONE, nel caso non lo abbiate potete anche compilarlo a mano senza problemi, nella cartella MODULISTICA trovate anche il modulo in bianco.
RIMBORSO SPESE DOCUMENTATE: è una scheda a cui allegherete tutti gli scontrini delle spese sostenute, nel modulo ne indicherete la somma, e vi verrà rimborsata (previa approvazione del comitato)
esaminiamo nel dettaglio il
RIMBORSO SPESE CHILOMETRICO
L'associazione riconosce il rimborso spese per le seguenti motivazioni:
PROMOZIONE GENERICA
Ogni socio ha la facoltà di promuovere i progetti dell'associazione, gli spettacoli e i suoi valori, il consiglio direttivo chiede che per ogni azione di promozione generica svolta su iniziativa del socio venga redatta una relazione accurata, che verrà presentata in assemblea per approvare il rimborso delle spese sostenute. In tale relazione verranno indicati anche i recapiti delle persone con cui il socio ha intrattenuto il colloquio, in modo che il consiglio direttivo possa eventualmente anche attuare delle verifiche o entrare in diretto contatto con il potenziale cliente. In caso appaia questa voce nel modulo di richiesta rimborso spese, troveremo sempre un allegato chiamato RELAZIONE di VIAGGIO PROMOZIONALE.
INCONTRO CONOSCITIVO
Quando l'associazione viene contattata e viene richiesto un incontro, il socio è autorizzato a recarsi in loco per una conoscenza diretta. Questo permette di parlare in modo più approfondito del progetto su cui è nato l'interesse o degli eventuali progetti alternativi attuabili per il cliente.
CONTRATTAZIONE E ACCORDI
Non sempre è possibile concludere le trattative a distanza, quindi nel caso sia necessario il socio è autorizzato a recarsi dal cliente.
SOPRALLUOGO DI/CON ARTISTI
Per eseguire al meglio la prestazione è sempre buona norma eseguire un sopralluogo
ESECUZIONE SPETTACOLO
DISALLESTIMENTO SPETTACOLO
Non sempre, per questioni di orari e logistica, è possibile rimuovere la strumentazione a fine spettacolo, in questo caso sarà necessario sostenere un viaggio in più dedicato alla rimozione delle attrezzature impiegate.
PROVE
L'associazione rimborsa il socio che sostiene viaggi per le prove riguardo i progetti e gli spettacoli, svolte in sede o in altri luoghi
INSEGNAMENTO/DIDATTICA
Il socio insegnante viene rimborsato delle spese affrontate per recarsi in accademia o nelle scuole
COMMISSIONI
Quando un socio mette a disposizione il suo tempo per svolgere commissioni per l'associazione, viene rimborsato delle spese sostenute
LAVORO VOLONTARIO IN SEDE
Anche per i soci che vengono a svolgere lavoro volontario in sede, di qualsiasi natura, dalla manutenzione e pulizia fino alle mansioni di ufficio e segreteria è previsto il rimborso spese chilometrico.
Il rimborso spese deve pervenire entro il giorno 5 del mese successivo in riferimento al mese in oggetto del rimborso. Il pagamento avverrà, previa approvazione del comitato (che si riunisce sempre il giorno 10 del mese) entro il giorno 15.
Si ricorda ai soci che se non viene recapitato il modulo, non vengono effettuati rimborsi, e si passerà al mese successivo.
come compilare il
RIMBORSO SPESE CHILOMETRICO
IL TUTORIAL
1. inserire i propri dati anagrafici nella parte in alto a sinistra e salvare nel proprio computer il modulo con i dati utili anche per il futuro, così non dovrete inserirli tutte le volte (inserire il proprio nome anche nella casella verde che si trova sotto allo spazio per la firma).
2. Ricordare di modificare le due date nelle caselle verdi e non le altre, le altre date si aggiornano in automatico.
3. Il periodo di riferimento deve andare sempre da inizio mese a fine mese (del mese in oggetto), se i rimborsi sono pochi si può fare anche una anche unica per più mesi
4. Compilare la parte di destra ricordando che le caselle col trattino non vanno cancellate o modificate; contengono le formule che vi fanno le somme in automatico. La prima linea è compilata solo a scopo dimostrativo (cancellatela).
5. Se ci fate caso sotto la parte di destra trovate elencati i casi numerati, inserendo il primo numero di riferimento vi viene richiamata tutta la riga di testo. Una volta terminata la compilazione relativa a quel mese potete cancellare l'elenco delle voci che restano nel margine esterno della scheda.
6. Si prega non aggiungere mai righe per non modificare il layout del foglio, si prega inoltre di non modificare altezza e larghezza di righe e colonne, per il medesimo motivo.
Una volta compilato il rimborso spese dovrete nominarlo in questo modo:
RIMBORSO SPESE KM – mese e anno – cognome e nome del socio
salvandolo nella cartella che porta il VOSTRO NOME (es: Cattini Stefano - OYA) e che vi è stata condivisa assieme alle altre cartelle utili. Dovrete stamparlo, firmarlo e poi farne una scansione in PDF o una fotografia e poi inviarlo all'indirizzo:
rimborsi@openyourarts.it
in alternativa lo potete spedire via posta ordinaria, alla ricezione del modulo compilato e firmato noi procederemo con l'approvazione in assemblea e al relativo pagamento. Per noi fa fede l'invio via mail che stamperemo e archivieremo, facciamo presente che la firma non deve essere digitale ma fatta a mano sul foglio che stampate voi prima di fare la scansione.
IMPORTANTE:
se non riuscite a usare EXCEL per motivi vostri (tipo, non avere il computer) potete anche compilare il modulo a mano, nella cartella MODULISTICA trovate un esempio di corretta compilazione e anche un modulo in bianco che potete stampare e compilare a penna.
Il rimborso spese deve pervenire entro il giorno 9 del mese successivo in riferimento al mese in oggetto del rimborso. Il pagamento avverrà, previa approvazione dell'assemblea (che si riunisce sempre il giorno 10 del mese) entro il giorno 15.
Si ricorda ai soci che se non viene recapitato il modulo, non vengono effettuati rimborsi, e si passerà al mese successivo.
un esempio di corretta compilazione del
RIMBORSO SPESE CHILOMETRICO
Come vedete il rimborso deve essere chiaro e logico, una volta stampato di devono poter leggere tutte le diciture, anche i luoghi... se vedete che non verrà stampata qualche parte è corretto andare a scrivere nella riga sottostante, tanto spazio ne avete a volontà. E' inoltre perfetto specificare con delle note esplicative ogni viaggio, qualora lo riteniate necessario.
NOVITA' 2024
SUPPORTO BUROCRATICO DI SEGRETERIA
dedicato alla compilazione dei rimborsi spesa chilometrici
Nel caso avessi difficoltà o impossibilità di compilare il tuo rimborso spese chilometrico, dal 1/4/2024 sarà possibile richiedere l'aiuto della segreteria per la compilazione del suddetto. Non dovrai fare altro che contattarci, dirci quali sono i viaggi che hai sostenuto e sarà la segreteria a occuparsi della stesura del tuo modulo di richiesta rimborso spese chilometriche.
Troverai il tuo modulo direttamente nella tua cartella Dropbox, precisamente dentro alla cartella moduli riconsegnati, non dovrai fare altro che aprire il PDF, esaminarlo e nel caso fosse corretto dovrai stamparlo, firmarlo e inviarlo alla mail dedicata (rimborsi@openyourarts.it), tutto sempre come da prassi.
Il rimborso spese deve pervenire entro il giorno 9 del mese successivo in riferimento al mese in oggetto del rimborso. Il pagamento avverrà, previa approvazione dell'assemblea (che si riunisce sempre il giorno 10 del mese) entro il giorno 15.
La compilazione che ha un costo che varia in base alla complessità del rimborso:
6€ per i rimborsi entro i 700€
8€ per i rimborsi oltre i 700€
I costi di compilazione verranno inseriti e quindi detratti all'interno del modulo in oggetto.
